Implémenter la facture électronique avec son écosystème nécessite au préalable un état des lieux, comme vu dans l’article précédent. Une fois cette étape terminée, il convient de définir le ou les modes d’échanges légaux à mettre en place avec son écosystème. Mais comment bien choisir ?
Les 3 principes fondamentaux
Commençons d’abord par rappeler les règles en vigueur que les deux parties impliquées doivent garantir lors de l’émission ou de la réception de facture, jusqu’à la fin de sa période de conservation. En effet, ces principes constituent le cœur de la réglementation en matière de facturation électronique :
- Authenticité : s’assurer que les données du fournisseur soient cohérentes et en lien avec le bien/service acheté, l’objet de la facture et que celle-ci a bien été envoyé sous son contrôle, c’est-à-dire par lui-même, un prestataire ou son client en cas d’auto-facturation.
- Intégrité : s’assurer que les informations de la facture ne soient pas modifiées durant tout le processus d’envoi, jusqu’à la fin de la période de conversation légale.
- Lisibilité : garantir que la facture soit lisible, sur papier ou écran, par n’importe qui, qu’il s’agisse d’utilisateur ou de l’administration. Dans le cas de la dématérialisation fiscale de facture, celle-ci devra également être restituée dans un langage clair et intelligible.
Les 3 modes d’échanges possibles
L’administration fiscale a défini 3 modes d’échanges afin de garantir ces principes fondamentaux, ainsi qu’une valeur légale aux factures échangées.
- La piste d’audit fiable (PAF) : consiste à la mise en place de contrôles documentés et permanents, spécifiques à la gestion des factures. L’objectif étant de prouver la validité des factures, notamment grâce à la réconciliation commande/facture/livraison. Cette voie s’applique pour les factures papiers et celles ne relevant ni de la voie 2, ni de la voie 3.
- La signature électronique avancée : la facture électronique possède une signature électronique qualifiée (certificat RGS**) et est créée via un dispositif sécurisé de création de signature électronique.
- L’EDI ou échange de données informatisé : la facture transite sous un format électronique standardisé, de machine à machine. Une solution de dématérialisation doit respecter différents points, comme la vérification des mentions obligatoires (data control), générer une liste récapitulative des factures ou encore mettre à disposition un fichier des partenaires.
Les entreprises doivent disposer d’une piste d’audit fiable, quel que soit la méthode d’échange et le format des factures. Ce n’est donc pas une contrainte liée à la facture électronique, mais un principe d’authenticité des comptes de toutes entreprises.
Caractéristiques à prendre en compte
Plusieurs caractéristiques doivent être prises en compte afin de décider quel mode d’échange choisir. Par exemple, l’organisation interne, le système d’information, les contraintes de l’entreprise et le choix de l’émetteur ou récepteur.
Ci-après, un tableau récapitulatif du champs des possibilités, selon le mode de traitement pour le récepteur et le format de création et d’émission :
| Piste d’audit fiable, sur base de facture papier (ou numérisée) | Piste d’audit fiable, sur base de facture électronique reçue | Facture électronique signée avec vérification de signature électronique et du certificat | EDI complet, avec liste récapitulative et liste des partenaires | |
| Papier | X | |||
| Fichier structuré (EDIFACT, XML) sans signature électronique | X | X | ||
| Fichier structuré avec signature électronique avancée (qualifiée ou non) | avec obligation de vérifier la signature électronique avancée et son certificat | uniquement si la signature électronique est qualifiée avec un certificat qualifié (ou RGS**) | sans obligation de vérifier la signature électronique | |
| Electronique non structuré ou Factur-X (PDF) sans signature électronique | X | |||
| Electronique non structuré ou Factur-X (PDF) avec signature électronique | avec obligation de vérifier la signature électronique avancée et son certificat | uniquement si la signature électronique est qualifiée avec un certificat qualifié (ou RGS**) |
Les points de vigilance à avoir
Quelle que soit la voie choisie avec votre écosystème, plusieurs points de vigilance et de bonnes pratiques sont à noter :
- utiliser des formats standards, comme le PDF, l’EDIFACT ou l’XML pour permettre l’interopérabilité
- l’émission sous format PDF simple constitue une bonne option pour démarrer, mais celui-ci n’améliore pas les délais de traitement et donc de paiement
- associer un accusé de réception si la transmission est faite par email
- utiliser des protocoles de communication sécurisées (AS2, OFTP 2, VPN, VAN, etc.)
