Vos clients et/ou vos fournisseurs vous sollicitent pour implémenter la facture électronique ? Vous souhaitez dématérialiser, automatiser et sécuriser votre process de facture ? Si ces questions rythment votre quotidien, alors cet article est pour vous.
Démarrer un projet de facture électronique peut être un vrai parcours du combattant et demande une certaine préparation en amont. Pour vous simplifier cette mise en place, voici un guide vous expliquant pas à pas comment préparer et faciliter l’adoption de la facture électronique à votre écosystème.
Etape 1. Faire un état des lieux
Le point de départ pour implémenter la facture électronique est de réaliser un état des lieux. Grâce à lui, tous les aspects de votre écosystème (clients, fournisseurs, et partenaires) sera pris en compte, sans oublie.
Pour démarrer cette étape sereinement, il convient de se baser sur les documents déjà existants sur la réalisation des processus :
- qui fait quoi ?
- quels sont les contrôles assurant le bon déroulement des process ?
- quel est la nature de stockage des documents (physique/numérique) ?
- quels sont les points faibles ?
Tout d’abord, il faudra passer au peigne fin les processus de facturation de la chaîne commerciale et achats, de l’enregistrement des clients/fournisseurs jusqu’à l’archivage des factures et documents associés :
- quels sont les données requises ?
- quels sont les formats émis, reçus et acceptés pour chaque document échangé ?
- où sont archivés les factures, bon de commandes, etc. ?
| CHAÎNE COMMERCIALE | CHAÎNE D’ACHAT |
|---|---|
| Enregistrement des clients : éléments déclencheurs, données requises et identification | Enregistrement des fournisseurs : éléments déclencheurs, données requises et identification |
| Etablissement et envoi de devis : éléments déclencheurs, données fournies et format d’envoi, stockage | Acceptation des devis : format de réception des devis, format de l’acceptation, stockage |
| Réception des commandes (ou contractualisation) : format des commandes reçues, acceptation des commandes, stockage | Envoi des commandes (ou contractualisation) : format des commandes émises, stockage |
| Livraison des biens et/ou services : bon de livraison, preuve de livraison, stockage | Accusé de réception des livraisons : éléments déclencheurs, format d’envoi, stockage |
| Facturation : éléments déclencheurs de la facturation, données de facturation, formats d’émission des factures, stockage | Réception des factures : format de réception des factures, contrôles et délivrance du bon à payer, stockage |
| Gestion des litiges : format de réception des litiges, émission d’avoir ou contestation du litige | Déclaration de litiges : format d’émission des litiges |
| Gestion des paiements clients : réception, lettrage des paiements reçus | Gestion des paiements : éléments déclencheurs |
| Archivage des factures clients et documents associés | Archivage des factures clients et documents associés |
Toutes factures émises et reçues par voie électronique doivent êtres conservées pendant une valeur légale de 10 ans. Il ne faut donc pas oublier d’archiver les factures des années précédentes
Etape 2. Répertorier les outils et systèmes d’informations
Une fois cet état des lieux fait, il faudra cartographier les outils et systèmes d’informations de chaque processus en précisant :
- les outils et systèmes d’informations utilisés, s’ils sont internes/externes à l’entreprise et le pays de stockage des données (UE ou hors UE)
- les échanges de données entre les outils et systèmes d’informations
- la nature du lieu de stockage : physique (par exemple armoires) ou numérique (système d’information, système de gestion commerciale ou achats, GED)
Etape 3. Analyser la répartition des volumes échangés
Enfin, le dernier aspect à analyser est la typologie des acteurs de votre écosystème et les volumes échangés (en moyenne par an).
Exemple de typologie possible :
- secteur public/privé
- grande entreprise
- ETI
- PME/TPE
- Entrepreneur individuel
Pour segmenter plus précisément, il est possible d’enrichir avec le secteur d’activité et par types d’achats.
Exemple de définition des volumes associés :
- volume total échangé et répartition en % par typologie
- volume total des factures et répartition en % par typologie
Selon le volume de documents échangés avec vos clients et fournisseurs, des solutions sont plus adéquates que d’autres.
