D’abord obligatoire dans la sphère public, la facturation électronique (e-invoicing) s’est étendue à la sphère BtoB depuis Janvier 2019. Les entreprises émettant des factures à destination de tiers doivent les soumettre à la plateforme SDI (Sistema di Interscambio).
Une généralisation progressive
Depuis le 1er Juillet 2018, les fournisseurs d’hydrocarbure et les entreprises utilisant des sous-traitants pour répondre à des appels d’offres ont été les premiers à être soumis à la facture électronique.
Au Janvier 2019, l’obligation a été étendu à l’ensemble des entreprises BtoB, BtoG et BtoC.
SDI : l’outil de contrôle et d’envoi
L’Etat Italien a mis en place la plateforme SDI pour vérifier le format des factures, valider leur conformité et les certifier avant l’envoi. La vérification s’effectue uniquement sur le format et non sur les données contenues. C’est l’ « Agenzia delle Entrate » (Ministère de l’Economie et des finances) qui gère cette plateforme. Si la facture n’est pas conforme à ce qui est attendu, elle n’est pas transmise et l’émetteur est notifié.
Formats sortants
Les factures électroniques transitant sur SDI doivent être au format XML et respecter les règles définies dans les spécificités techniques de la plateforme :
- le fichier doit être signé
- le fichier doit être accompagné d’une pièce jointe
- le fichier ne doit pas dépasser 5MB
De plus, plusieurs conditions s’appliquent aux factures passent par SDI :
- un fichier XML par facture
- un fichier XML par lot de factures
- un ZIP contenant un ou plusieurs fichiers XML. Dans ce cas, le destinataire reçoit le fichier décompressé et non le ZIP
Fonctionnement de la transmission
Du côté expéditeur
Plusieurs canaux sont possibles pour l’envoi des factures via SDI :
- service PEC : système de messagerie permettant la certification de la date et de l’heure de transmission, la vérification des fichiers reçus et de l’intégrité de leur contenu. Une adresse certifiée peut être utilisée pour l’envoi de fichiers, jusqu’à 30MB au total
- service sdICoop : service web collaboratif utilisant le protocole sécurisé HTTPS. Ce système est limité à l’envoi d’un fichier à la fois et ne devant pas excéder 5MB. Cette solution est idéale pour les petites entreprises
- service SdIFtp : système d’échange de données basé sur le SFTP. Il est destiné aux grandes entreprises et permet l’envoi de plusieurs fichiers en simultanés, jusqu’à 150 MB au total.
Fatturapa : web service permettant l’envoi de fichier via un site web dédié
Du côté destinataire
Plusieurs cas sont possibles :
- le destinataire est enregistré sur le SDI, avec sa propre adresse
- à défaut d’une adresse, l’émetteur doit spécifier le code du destinataire fourni par SDI ou un code PEC
- dans le cas BtoC, l’émetteur doit saisir le code 0000000 pour l’envoi via SDI. L’émetteur devra envoyer une copie par voie électronique ou papier
Durée de conservation des factures
Les factures envoyées via SDI peuvent être consultées jusqu’au 30 décembre de l’année suivante, par l’émetteur et le destinataire.
Il est également possible, avec l’Agenzia delle Entrate, de signer un accord pour bénéficier une sauvegarde des factures dans le système. Dans ce cas, la facture doit être conservée électroniquement pendant 10 ans.
Les intermédiaires
De nombreuses entreprises font appel à des entreprises de services externes pour assurer l’émission de leurs factures. Ce sont principalement des cabinets d’experts-comptables, des entreprises spécialisés dans l’EDI (comme EDT) ou des fournisseurs de solutions de factures électronique.
La facture électronique B2G vs B2B
Dans la sphère B2G, une facture peut être rejetée. Dans le cas B2B, l’entreprise destinatrice ne peut rejeter une facture validée par SDI. Cependant, en cas d’erreur, il lui est possible de recevoir un avoir.
Chaque facture doit être signé électroniquement en B2G. Cette obligation ne s’applique pas dans la sphère B2B.
Les administrations publiques doivent être enregistrées dans SDI pour pouvoir envoyer des factures. Cela ne s’applique pas aux entreprises B2B.
