La communication est l’une des clés pour la réussite d’un projet. C’est aussi le cas pour implémenter la facture électronique avec son écosystème : il faut communiquer efficacement avec son écosystème (clients, fournisseurs,…) afin de les faire adhérer.
Les enjeux pour vous et vos partenaires commerciaux
Avant toute chose, il est important d’expliquer clairement les raisons de lancer un tel projet. Pour cela, plusieurs arguments sont à aborder :
- Changements économiques
Les échanges commerciaux sont de plus en plus nombreux, internationaux et complexes. Les tendances à la digitalisation s’accélèrent, touchant peu à peu tous les services d’une entreprise. - Nouveaux enjeux réglementaires
La facture électronique est déjà devenue obligatoire dans la sphère BtoG, à travers Chorus Pro pour la France, SDI pour l’Italie et se généralise via PEPPOL pour l’Union Européenne. La facturation électronique sera également obligatoire à l’horizon 2023/2025 pour la sphère BtoB. De plus, en cas de retard de paiement, des pénalités financières sont appliquées : la facture électronique améliore les délais de règlements et permet donc d’éviter ces pénalités. - Gains d’efficacité
La mise en place de la facture électronique génère une multitude d’avantages comme la réduction des coûts liés à la gestion des factures, l’automatisation de leur traitement ou encore l’amélioration des relations entre partenaires commerciaux.
L’entreprise initiatrice du projet doit être exigeante sur plusieurs aspects : informer son écosystème de la réglementation, proposer une solution conforme à la législation et mettre en place des modes d’échanges adéquates vis-à-vis des caractéristiques de ses clients, fournisseurs, etc.
Lever les freins potentiels des parties prenantes
Avant d’initier la communication, il convient de réfléchir aux interactions dans son écosystème et aux inquiétudes que ce projet peut soulever :
- pas de connaissance sur les problématiques liées à la facture électronique ;
- peur face au changement ;
- pas ou peu de budget ;
- pas d’interlocuteur en interne ;
- projet non-prioritaire.
Afin de lever ces questionnements, il convient d’expliquer :
- les opportunités possibles pour chaque partenaire commercial
- les solutions adaptées à son écosystème (retrouvez tous les détails dans l’article précédent)
Déterminer les cibles prioritaires
Pour mener à bien un tel projet, il est important de déterminer des cibles prioritaires à impliquer. Plusieurs critères peuvent être utilisés :
- type du partenaire : client ou fournisseur
- champ d’action : France, Europe, International
- secteur d’activité et volume d’échange
- type de documents échangés : factures, bon de commande, bon de livraison, avoirs…
- systèmes d’informations impactés par la facture électronique
- mode d’échange privilégié
Organiser sa communication interne avant l’externe
La première étape pour communiquer son projet est de nommer une personne en interne ou faire appel à un prestataire pour établir un planning prévisionnel :
- identifier les interlocuteurs avec qui communiquer
- créer un plan de communication (interne et externe)
- évaluer la charge
- sensibiliser les parties impliquées via des formations
La seconde étape consiste à créer le support de communication et l’argumentaire, adapté aux différents interlocuteurs (DAF, DSI…). Les points clés du support sont les suivants :
- les arguments pour la facture électronique
- le projet de l’entreprise
- les modes d’échanges à mettre en place
- les étapes et leurs deadlines
- l’interlocuteur privilégié pour toutes demandes d’informations
Annexe d’acception réciproque client – fournisseur
Pensez à rédiger une annexe d’acception réciproque client – fournisseur. En effet, celle-ci vise à expliquer les modes d’échanges acceptés et celui par défaut.
2 options sont possibles pour la partie tierce :
- option 1 : préciser le ou les modes d’échanges acceptés
- option 2 : choisir le mode d’échange par défaut
L’acceptation de l’annexe approuve d’avoir connaissance des réglementations en vigueur.
Suivre le déploiement de la facture électronique
Nous y sommes enfin ! L’implémentation de la facture électronique est lancée. Il convient de mettre en place un tableau de board pour suivre l’évolution du projet avec chaque partenaire commercial : suivi de la communication, des relances, des demandes, des différents tests, des mises en services, etc.)
Vous voilà enfin prêt pour commencer la digitalisation de vos échanges BtoB et plus particulièrement de vos factures avec votre écosystème. Voici la liste récapitulative de nos articles vous guidant pas à pas dans la mise en place de la facture électronique :
- Comment faire un état des lieux pour implémenter la facture électronique ?
- Comment choisir ses modes d’échanges de factures ?
