La législation russe, contrairement à celle de l’Union Européenne, a très peu d’exigence par rapport à la facturation électronique, même si elle est autorisée depuis 2012. Cette pratique est soumise à des difficultés pour se développer sereinement, notamment dû à des problèmes d’interopérabilité. Mais certains changements dans la réglementation fiscale ouvre une voie plus simple pour la digitalisation.
Les secteurs concernés
Peu à peu, même si la facturation électronique n’est pas obligatoire, cette pratique s’est imposée dans la grande distribution, le secteur pharmaceutique et l’automobile. Elle est également de plus en plus présente dans les échanges commerciaux des moyennes et grandes entreprises.
Mais, il est important de préciser que seuls les acteurs économiques dont le capital est détenu par une société russe peut avoir l’autorisation du gouvernement pour utiliser la facturation électronique, en Russie.
Le mode clearance
Cette approche repose sur le fait que les entreprises doivent communiquer certaines informations aux autorités avant d’envoyer leur facture à leur client. De plus, les services de comptabilité doivent inclure des résumés de facture afin l’administration fiscale réceptionne automatiquement les informations.
Une fois reçu, l’administration fiscale peut comparer rapidement les rapports électroniques de l’acheteur et du vendeur. En cas d’incohérence, les deux parties doivent transmettre leurs factures digitales pour justification. Chaque facture doit être signée électroniquement.
Depuis le 1er Juillet 2017, les magasins (retail stores) doivent utiliser des caisses enregistreuses certifiées. Grâce à cela, les transactions BtoC peuvent être transmises en temps réel à l’administration fiscale.
Les règles de la digitalisation
Un format réglementé
Les factures électroniques doivent être conforme au standard UTD (XML réglementé incluant les champs définis par l’administration fiscale Russe).
Signature électronique
Toutes les factures doivent être signées électroniquement et approuvées par une autorité de certification locale. Afin d’assurer l’intégrité du contenu et l’authenticité de la facture électronique, la signature électronique doit être faite par un fournisseur de logiciel autorisé.
EDEO (Electronic Document Exchange Operator)
Les factures électroniques BtoC doivent également être certifiées par un EDEO (Electronic Document Exchange Opertor). L’objectif de ce prestataire est d’assurer la confidentialité des données de ces factures. L’administration fiscale Russe audite régulièrement les échanges générés sur l’EDEO. Dans ce cas, les parties concernées doivent justifier, de façon électronique, leur lien de vente, via par exemple un contrat de vente, un contrat de prestation de services, un avis d’expédition ou les reçus de livraisons.
Interopérabilité
Malgré la réglementation sur les EDEO, leur interopérabilité est complexe. Afin de simplifier cela, le gouvernement Russe a créé un système commun, sur lequel tous les EDEO doivent être connectés. Un accord a été signé par les quatre principaux opérateurs pour faciliter la facture électronique.
Durée d’archivage des factures
Toutes les factures électroniques doivent être conservées dans leurs format original. Pour les partenaires commerciaux, la durée de stockage des factures est de 4 ans. Les fournisseurs et les clients doivent également conserver tous les messages techniques transmis par les EDEO, les fournisseurs et les acheteurs. Par contre, les EDEO doivent conserver les données relatives aux factures électroniques pendant un minimum de 4 ans.
